ZALETY ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW
- archiwizacja dokumentów ułatwia codzienną pracę, skracając czas wyszukiwania i przeglądania materiałów.
- pomaga zmniejszyć powierzchnię składowania dokumentów w postaci papierowej poprzez przekształcenie
ich na postać elektroniczną.
- umożliwia przeglądanie i pomaga zachować dokumenty delikatne, narażone na zniszczenie, lub dokumenty
o niskiej odporności na czynniki zewnętrzne i/lub czas.
- ułatwia dostęp do danych historycznych.
- zachowuje
dokumenty na nośniku elektronicznym w przypadku gdy ich utrzymanie w
wersji papierowej jest nieuzasadnione, bądź niepotrzebne.
- zwiększa
bezpieczeństwo przechowywanych dokumentacji, gdyż pracując na plikach w
wersji elektronicznej mamy dostęp jedynie do ich kopii. Uniemożliwia to
utratę ważnych dokumentów oraz wyklucza możliwość ich zagubienia.
- w
przypadku gdy dysponujemy jedynie dokumentem w postaci papierowej,
usługa skanowania OCR pozwala odzyskać z dokumentu tekst i zapisać go w
edytowalnym pliku bez potrzeby ponownego przepisywania tekstu.
- archiwizując
dokumenty (plakaty, mapy, plany) zapisujemy pliki zgodnie z wytycznymi
klienta, aby maksymalnie uprościć proces przeszukiwania, sortowania
oraz organizacji bazy.
- jedynie klient, lub wyznaczone przez
niego osoby mają możliwość otrzymania plików w wersji cyfrowej na
nośniku elektronicznym. Wszelkie ponowne kopie dokumentów nie są
możliwe bez zgody klienta składającego zlecenie.
|
